Over koffie bestaan de nodige clichés en grapjes. Een treffend voorbeeld hiervan is: een werkdag begint optimaal met een kopje koffie. Ook is het op de werkvloer een standaard grap om te vragen wie er ditmaal koffie gaat halen.
Het is voor vele werknemers echter érg belangrijk dat er goede koffie op de werkvloer aanwezig is. Wat is goede koffie dan? De smaak per persoon is immers anders. Dat is juist datgene wat dit onderwerp zo lastig maakt. Bij een groot kantoorpand moet er daardoor een machine/apparaat staan die iedereen tevreden kan stellen. Maar, bij een dergelijke koffiemachine komen weer allemaal randzaken om de hoek kijken, zoals het onderhoud, het bijvullen van de bonen en het schoonmaken van de machine.
Wij hebben hieronder de belangrijkste voorwaarden/kenmerken voor een zakelijke koffiemachine uiteengezet. Als je op zoek naar een koffiemachine voor op de zaak bent, is het aan te raden om goed op deze kenmerken te letten. Bekijk hieronder allereerst het filmpje om een indruk te krijgen van één van de mogelijkheden:
Koffieautomaat bedrijf
Het is allereerst belangrijk om na te gaan aan wat voor machine je behoefte hebt. Hierbij moet je uitgaan van bijvoorbeeld het aantal werknemers. Zit je op kantoor met maximaal 5 personen? Dan kan een kleine koffiemachine al uitkomst bieden. Deze koffiemachine kan je zelf bijvullen, kan je zelf schoonmaken en heeft verder geen bijzonderheden.
Als je echter een bedrijfspand met 100 werknemers hebt, is een uitgebreide koffiemachine aan te raden. Een koffieautomaat op het werk heeft specifieke eisen, welke we hieronder verder bespreken.
Stel daarom allereerst voor jezelf de vraag: om hoeveel werknemers gaat het?
Smaken 
Daarnaast is het zaak om te bepalen hoeveel waarde je hecht aan de smaak van koffie. Een koffieautomaat op kantoor kan namelijk een typerende ‘kantoorsmaak’ hebben. Dit komt veelal door machines die niet het beste uit de verse bonen weten te halen.
Als je veel waarde aan goede koffie hecht, is het van belang om te investeren in een uitgebreid koffiezetapparaat. Een dergelijk apparaat kan bovendien allerlei soorten koffiespecialiteiten bereiden, zodat je werknemers uitermate tevreden zullen zijn.
Bij sommige koffieautomaten op kantoor is er sprake van filter- of oploskoffie. Dit is een goedkope manier, maar de geleverde koffie is niet altijd van de beste kwaliteit. Op het gebied van smaak kan je dan beter kiezen voor verse bonen, maar dit is weer een stuk duurder. Dat geldt niet alleen voor de aanschafwaarde van de koffieautomaat op het werk, maar ook voor de bonen die (dagelijks) bijgevuld moeten worden.
Een belangrijk onderdeel van een zakelijke koffieautomaat is ook de heet water functie. Heb je veel werknemers die van thee houden? In dat geval is het aan te raden om een koffiezetmachine inclusief heet water functie aan te schaffen. Daarmee sla je in feite twee vliegen in één klap, aangezien koffie ook gemaakt wordt met behulp van water.
Douwe Egberts is een Nederlandse leverancier van vele koffiemachines voor op kantoor. In onderstaande video kan je een indruk krijgen van één van de professionele koffiezetapparaten die zij leveren:
Service
Een koffiemachine op kantoor wordt veelvuldig gebruikt. In feite staat deze koffiemachine de gehele dag door in werking. Het is daardoor goed mogelijk dat op den duur onderhoud aan de machine vereist is. Bij de aanschaf van een koffieautomaat op het werk is het dan ook belangrijk om naar de servicevoorwaarden te kijken. Zijn deze opgenomen in de aankoop? Is er hier sprake van een bepaalde abonnementsvorm? Of is er sprake van een andere constructie?
Let hierbij ook goed op eventuele spoedhulp, indien er een storing optreedt. Voor veel werknemers is goede koffie essentieel om de beste resultaten te behalen. Mocht er daarom onverhoopt een storing optreden, is het van belang dat deze storing zo snel mogelijk verholpen wordt. Kijk daarom bij de aanschaf van een koffiemachine voor bedrijven naar de exacte servicevoorwaarden op het gebied van storingen.
Schoonmaken
Een ander belangrijk onderhoudspunt is het schoonmaken van de machine. Een koffiemachine moet frequent schoongemaakt worden. Is dit ook bij de aankoop geregeld? Of gaan de werknemers dit zelf doen?
Hierbij is het van belang om te beseffen dat werknemers dit niet voor hun plezier zullen doen. Zij zullen dit dus in de tijd van de baas gaan doen. Wil je dat? Of heb je liever dat de leverancier ook de schoonmaak van het apparaat voor haar rekening neemt? Bedenk dit goed voor de aanschaf van een zakelijk koffiezetapparaat.
Bonen bijvullen
Een ander belangrijk punt is het bijvullen van de bonen. Als je meerdere werknemers hebt die dagelijks veel koffie drinken, is het ook noodzakelijk om dagelijks de bonen bij te vullen. Maar, wie gaat dit doen? En hoe moet dit überhaupt bij grote zakelijke koffiemachines?
Bedenk daarnaast ook goed dat er altijd een voorraad van bonen aanwezig moet zijn. Dit is eveneens een belangrijk punt, aangezien de werknemers niet zonder bonen willen komen te zitten.
Kopen of huren?
Bij een zakelijk koffiezetapparaat heb je de keus uit twee vormen: een huurconstructie of het kopen van een koffiezetapparaat voor bedrijven. Waar gaat jouw keuze naar uit?
Als je opteert voor een huurmachine, ben je verzekerd van bepaalde service elementen. Deze elementen zitten namelijk in de huurprijs verwerkt. Hierdoor heb je zelf geen omkijken naar de schoonmaak van de machine, het onderhoud van het apparaat en het bijvullen van de bonen. Dit betekent echter wel dat je maandelijks een behoorlijke som geld kwijt bent voor de koffiemachine. Na afloop van de huurtermijn is dit apparaat bovendien niet van jou. Nee, op dat moment moet je weer een nieuw zakelijk koffiezetapparaat huren óf zelf een apparaat kopen.
Als je besluit om een zakelijke koffiemachine te kopen, moet je in één keer een behoorlijke som geld op de tafel neerleggen. Nadien ben je echter wel verzekerd van lagere maandprijzen. Dat wordt nog eens versterkt als je een prettige constructie weet te regelen met betrekking tot de service elementen. Wellicht is er een plaatselijk bedrijf bij jou actief die dit voor haar rekening wil nemen. Anderzijds kan je er ook voor kiezen om je werknemers verantwoordelijk te stellen voor bijvoorbeeld het onderhoud van de machine en het bijvullen van de bonen.
We kunnen dus stellen dat beide vormen hun voor en tegens hebben. Het is voor jou bepalend om naar je eigen situatie te kijken. Waar gaat je wens naar uit? Hoeveel budget heb je ter beschikking? Wat is je wens met betrekking tot de service elementen? Dergelijke vragen zijn van belang bij de aanschaf van een zakelijke koffiemachine.
Handige tips
Om dit artikel af te sluiten, willen we je graag nog enkele handige tips meegeven:
- Zoek een leverancier waar je een goed gevoel bij hebt. Je zal tenslotte voor een langere periode met deze leverancier zaken doen. Een goed gevoel is daarbij van belang.
- Denk niet alleen aan je werknemers, maar ook aan je klanten. In vele gevallen zal de klant namelijk ook gebruik van de koffiemachine maken. Het schenken van smerige koffie is dan absoluut niet wenselijk.
- Let op keurmerken. Op het gebied van duurzaamheid neemt koffie een belangrijke rol in. Ben je maatschappelijk verantwoord aan het ondernemen? Trek dit dan ook door in de koffie die je schenkt.
- Let goed op de zet tijd per kopje koffie. Je wilt tenslotte niet dat je werknemers de hele dag bij het koffiezetapparaat staan, omdat het bereiden van één kopje koffie ongelooflijk lang duurt.
- Bereken de kosten per kop koffie. Dit is uiteindelijk één van de belangrijkste factoren bij je uiteindelijke keuze. Het is aan te raden om de kosten zo laag mogelijk te houden, maar daarbij niet de kwaliteit van de koffie uit het oog te verliezen.
